È da un po’ che non scrivo un post sul tempo. E non intendo il tempo Meteorologico ma la gestione del tempo in Officina.
Gestire il tempo in Officina
In questi giorni pensavo a quale potrebbe essere un Vincolo (in questo post puoi capire meglio cosa intendo per Vincolo, clicca qui per leggerlo) che blocca un’Autofficina dal punto di vista del Tempo.
Il Tempo, questo tiranno che è sempre troppo poco per fare tutto quello che si vorrebbe e naturalmente quello che si va a sacrificare sono le cose che ti farebbero crescere: poiché non hanno un impatto nell’immediato, perdono di importanza al confronto di quelle che invece richiedono un intervento immediato.
Un esempio sono i Clienti. Di sicuro senza clienti non hai lavoro ma allo stesso tempo sono la fonte di maggior distrazione del tuo tempo.
Su questo penso di non poter essere contraddetto.
Vediamo allora se può esserci un sistema che ti permette di limitare al massimo le perdite di tempo che dedichi ai Clienti.
Negli anni ho studiato decine di modi per limitare al massimo le dispersioni di tempo, ho letto decine di libri su questo argomento e quello che ho imparato da tutto questo e che è adattabile a tutti e che bisogna trovare quello che va meglio per te, per la tua Officina, per la tua realtà.
Quello che segue è a mio avviso uno dei modi migliori e meglio adattabili alla realtà delle Officine.
Di sicuro ci sono tante altre strategie e trucchi che possono essere applicati ma la cosa migliore rimane sempre testare e provare ad adattare alla propria realtà perché, per esempio, quell’idea che va bene per un’Officina con tre operai e due segretarie è diversa dalla strategia ideale per chi è da solo o al massimo ha una segretaria.
Va da sé, quindi, che per ogni realtà deve essere trovato il miglior sistema ma magari avere un’idea ti può dare lo spunto per trovare la tua soluzione, la tua strategia il tuo trucco.
Di sicuro chi ha una segretaria parte avvantaggiato ed ancor di più chi ha una struttura con un accettatore; questo è facile da comprendere. Ma in Italia la maggior parte delle Officine è formata da 2 persone e mezza, per cui va da sé che il Tempo è un problema forte e sentito un po’ da tutti.
Tornado a chi ha una segretaria, di sicuro parte avvantaggiato perché lei può fare da filtro, soprattutto al telefono, ma anche con i Clienti che arrivano in Officina e vorrebbero parlare con te e tu stai lavorando perciò devi interrompere quello che stavi facendo.
Avere meno interruzioni possibili è molto importante, soprattutto se sei da solo che lavori o se anche tu ripari le auto.
Bisogna cercare di ridurre al minimo gli stacchi e riattacchi dai lavori perché è dove si perde più tempo, in quanto ripartire dall’interruzione ti richiede una quantità di tempo enorme e la possibilità di commettere errori sale vertiginosamente.
Cosa fare allora?
- Di sicuro, impostare in qualche modo che l’accesso all’Officina sia filtrato dal passaggio presso l’ufficio e la segretaria.
Già questo è un buon punto di partenza!
- Organizzare poi con la propria segretaria un Sistema per cui lei sia in grado di filtrare il più possibile.
Ti voglio raccontare come in un’Officina ho visto applicato in maniera perfetta questo sistema, così che tu possa prendere spunti per creare il tuo.
In questa Officina lavorano marito e moglie, la quale fa da segretaria, ed io per lavoro avevo bisogno di riuscire a parlare con il titolare (ed ho fatto davvero fatica per riuscire a parlare con lui).
L’Officina era aperta ma delle catenelle limitavano l’accesso solo all’ufficio, vedendomi arrivare mi è però venuta incontro la Signora.
Il Titolare lo vedevo, era lì a 5/6 metri, ma lei mi bloccava chiedendomi il motivo della mia visita.
Detto questo, mi chiedeva di spiegare a lei che avrebbe poi parlato con il marito, il quale se interessato mi avrebbe contattato o chiesto di ripassare dopo un tot di minuti.
Era tassativa, non lo faceva disturbare da nessuno.
Alla fine, dopo il terzo tentativo di parlare con il marito, le ho chiesto perché lei mi bloccava sempre e la sua risposta fu semplicemente:
“Lui lavora da solo, se ogni due minuti lo disturbo non lavora più. Ci eravamo stancati di lavorare molto e non portare a casa nulla, così abbiamo impostato questo modo di fare, ci siamo organizzati ed è cambiato il modo di lavorare. Io filtro tutto in modo tale da procurargli al minimo le interruzioni e lui può finalmente chiudere molti più lavori e nei tempi previsti.”
Ma allora gli ho chiesto: “E se arriva un cliente?”
Lei mi ha spiegato che suo marito lavora a slot di tempo di 40/45 minuti. Se arriva il cliente che manca poco alla fine, lo invita ad aspettare i 10 o 15 minuti e nel frattempo gli offre il caffè o fa due chiacchiere con lui.
Se ha appena cominciato, gli chiede di ripassare dopo 30 o 40 minuti.
“Ma i clienti non si stancano o protestano?”
“No, nel tempo i veri Clienti si sono abituati ed apprezzano molto la puntualità con cui gli consegniamo le auto.”
Questo sistema dei blocchi di tempo è un bel modello che descrivo anche nel mio libro “Il Meccanico Ricco” e che sostengo da sempre.
Di sicuro deve essere adattato alla vostra realtà, alla vostra Autofficina, ma che se ben organizzato può liberarvi molto tempo, tempo che potreste dedicare alla crescita della vostra Officina, a fare Marketing o anche al vostro tempo libero.
Se vuoi approfondire acquista subito il libro “Il Meccanico Ricco”
Trovare il tempo per gestire al meglio la tua Officina è un tuo dovere ed un obbligo visto i tempi che stanno cambiando: non puoi più permetterti di gestire alla vecchia perché sarai travolto dai cambiamenti e di conseguenza ti serve più tempo per istruirti, per imparare a fare Marketing, per imparare come farti pagare di più e questo lo puoi fare solo avendo tempo da dedicare alla tua formazione e per applicare poi i sistemi che impari.
Nel gruppo Officina Efficiente, al quale ti invito ad iscriverti, puoi trovare molti altri spunti su questi argomenti e puoi rimanere in contatto con molti tuoi colleghi Titolari di Officina proprio come te, prendendo altri spunti per migliorare la gestione della tua Officina.
Ora tocca a te, iscriviti al gruppo Officina Efficiente cliccando qui, acquista il libro e mettiti in moto per organizzare il tuo tempo nella tua Officina in modo da farla crescere, affrontando al meglio le nuove sfide che il mercato ti sta mettendo davanti.
Ti aspetto!
Buon Lavoro Meccanici.
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