In molte delle Officine che visito ritrovo diverse tipologie di perdite di tempo.
Sprechi di tempo
Devo chiarire una cosa prima di proseguire con i discorsi perché vorrei che fosse molto chiaro cosa vuol dire perdere o sprecare del tempo.
Chi mi segue da tempo dirà che sono ripetitivo su questo argomento ma vedo che le persone non comprendono l’importanza di limitare o meglio eliminare gli sprechi di tempo.
Sì, perché in molti mi dicono che le cose che dico sono giuste, che le mie osservazioni sono precise e che i miei consigli valgono oro, salvo poi non mettere in pratica nulla e questo non per qualche mia mancanza ma per la loro incapacità di applicare delle semplici azioni, di apportare dei cambiamenti al loro modo di fare.
Senza cambiamenti e senza applicazione e costanza anche i migliori consigli e le strategie più efficaci servono a poco, se non nulla.
Per cui se non hai voglia di cambiare fermati qui e non perdere tempo a leggere, così almeno risparmi questo di tempo.
Se invece hai voglia di cambiare e gestire meglio il tuo tempo continua a leggere e soprattutto continua a seguirmi. Lo puoi fare attraverso l’iscrizione al mio Blog o tramite il gruppo Facebook Officina Efficiente richiedendo l’iscrizione [CLICCANDO QUI].
Ritornando alle tipologie di perdita di tempo che noto nelle Officine, posso elencare:
- perdite di tempo dovuto alla gestione dei ricambi
- perdite di tempo dovuto alla gestione dei clienti
- perdite di tempo dovuto alle telefonate
- perdite di tempo dovuto alla gestione dei lavori
- perdite di tempo dovute alla logistica
- perdite di tempo dovuto alla mancanza di attrezzature
- perdite di tempo dovute alla movimentazione dei veicoli
E la lista potrebbe continuare…
Quello su cui voglio concentrarmi in questo articolo sono le perdite di tempo dovute alle telefonate in entrata.
Le telefonate in entrata
Ho notato che la maggior parte delle telefonate in entrata viene passata al titolare. Anche se si tratta di sciocchezze e banalità, le telefonate vengono passate al titolare.
E di conseguenza il titolare deve fermarsi e interrompere quello che sta facendo, rispondere e poi ripartire con il lavoro o l’attività che stava svolgendo.
Questo modo di fare crea uno spreco di tempo enorme, dovuto alla perdita di concentrazione su quello che si stava facendo e la conseguente ricerca di concentrazione.
E questo succede principalmente perché non si sono tracciate delle linee guida su cosa deve fare, come deve farlo e quando deve farlo chi risponde al telefono.
In moltissime Officine sono presenti delle segretarie, o impiegate che dir si voglia, e di norma sono loro che rispondo al telefono per prime, salvo poi il più delle volte passare la telefonata al titolare perché non sono in grado di rispondere.
Questa mancanza non viene da una loro incapacità ma dalla mancanza di indicazioni date in precedenza e discusse a tavolino.
Capisco che sembrino cose da grandi aziende ma il tempo delle persone è lo stesso, sia che lavorino in piccole imprese artigianali che in multinazionali. E in entrambi i casi se il tempo viene sprecato non è recuperabile.
Per ciò, e forse a maggior ragione per l’ambito artigianale visto non si hanno molte possibilità di recuperare in altri modi, limitare gli sprechi di tempo è di vitale importanza per un’Officina e incide molto sugli utili.
Ritornando al discorso della segretaria, se dai una serie di linee guida affinché sia in grado di rispondere in autonomia anche a solo il 20 o 30% delle telefonate in entrata, potresti risparmiare il 20 o il 30% del tuo tempo come minimo.
E se lavori 8 ore al giorno e il 20% lo passi a rispondere al telefono e a tornare a concentrarti, ogni giorno è la bellezza di un’ora e mezza buttata.
E guarda che non ti sto raccontando frottole: pensa a una telefonata che hai ricevuto oggi mentre eri concentrato a fare un lavoro, 2/3 minuti di telefonata e 9/10 minuti per ritornare concentrato sul lavoro che stavi facendo. 12 minuti complessivi che sono il 20% di un’ora.
Se nell’arco della giornata ricevi 8 telefonate, il totale di 12 minuti per 8 è un’ora e 36 minuti.
Mettici la tua tariffa oraria e calcola per i giorni di un mese e capirai quanto ti costano le telefonate in entrata non gestite.
A questo punto se ti interessa scoprire un sistema efficace per creare delle linee guida, delle procedure per gestire al meglio le telefonate in entrata, ti invito a entrare nel Gruppo Facebook Officina Efficiente nel quale troverai materiale audio, video e altro dove spiego come realizzare queste procedure.
In questo modo potrai partire da una base già bella e pronta da usare che dovrai solo personalizzare con poche azioni per poi metterla in pratica nel più breve tempo possibile, iniziando da subito a risparmiare tempo.
Cosa aspetti, vuoi ancora sprecare il tuo tempo o vuoi cominciare a cambiare le cose nella tua Officina?
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Buon Lavoro, Meccanici.
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