Questa mattina mi chiama il mio amico Mirco,un po’ agitato devo dire, chiedendomi aiuto.
Più lavoro = più problemi!
Mi dice: “Vittorio, sono in confusione, non so più da che parte girarmi, tremila cose da fare e non so più da quale cominciare!”
Mirco ha un’Officina, con diversi collaboratori e segretarie.
Tante cose da sistemare, persone da vedere, problemi da risolvere, conti da far quadrare; insomma, tanto da fare e di conseguenza tanta, tanta confusione!
Il flusso di lavoro aumenta in base a quante persone devi gestire.
E va da sé che se hai un collaboratore puoi fare tot auto al giorno, se ne hai 5 ne fai di più e se ne hai 10 ne fai di più ancora, aumentando di conseguenza i problemi da dover risolvere.
Più lavoro = più problemi da risolvere!
Sapersi organizzare a mano a mano che si cresce diviene indispensabile se non si vuole trovarsi nel punto in cui si trova oggi Mirco che nel tempo non ha fatto crescere la sua organizzazione parallelamente alla crescita delle dimensioni della sua azienda.
A sua giustificazione devo dire che si trova a gestire l’azienda creata dal padre negli anni, che ha fatto crescere nel passato con il vecchio modo di lavorare ma che oggi non riesce più a gestire perché le richieste attuali sono totalmente diverse da quelle che c’erano 10 anni fa, 5 anni fa ma anche solo 2 anni fa.
La velocità con cui cambiano le cose è sempre più elevata e se non ci si organizza ci si trova nella sua situazione e cioè nel caos totale.
E un’Officina nel caos non produce utili, te lo posso garantire!
Cosa ho consigliato di fare a Mirco?
Gli ho consigliato di fermarsi e compilare un lista scritta delle cose da fare: tutte, dalle cazzate alle cose più importanti.
Fatta la lista gli ho detto di dare una priorità aiutandosi con i colori, ad esempio rosso per le cose che bloccano di più e che devono essere fatte per prime.
A questo punto bisogna prendere una cosa alla volta, partendo dalla più importante e quella che ha più impatto, e sistemarla.
Poi in sequenza tutte le altre cose, utilizzando lo stesso sistema che ora vedremo. L’importante è farne una alla volta.
Tanto più di una cosa alla volta non si riesce fare, per cui è bene concentrarsi su quella soltanto e farla, possibilmente fatta bene e nel più breve tempo possibile.
Bisogna tenere conto che ci sono anche tutte le faccende legate alla quotidianità che devono essere svolte: di conseguenza prendersi del tempo per gestire una cosa importante e fare solo quella oltre a gestire appunto la quotidianità è già un grosso lavoro.
Dopo aver fatto la lista e deciso quale è l’attività più urgente, bisogna dividerla tra le cose che ci sono da fare al suo interno perché questa venga portata a termine.
Anche per questo ho consigliato a Mirco di fare una lista scritta.
A questo punto, accanto a lavori/attività, gli ho detto di mettere le cose che doveva fare lui ed i nomi delle persone che dovevano fare gli altri lavori presenti nella lista.
Organizzati!
Ora arriva il punto focale che può veramente fare la differenza:
ho detto a Mirco di segnare nella sua agenda i lavori che deve fare lui, fermando i tempi necessari, senza metterli troppo vicini e lasciando lo spazio necessario per gestire le attività quotidiane, quelle che servono a mandare avanti l’Officina, ma fermando del tempo in agenda per portare avanti quel determinato lavoro.
In pratica lui come prima cosa ha individuato che il suo magazzino è allo sbando: non viene gestito e con diversi collaboratori il flusso di ricambi nella sua Officina è davvero importante.
Gli ho detto di scrivere tutte le cose che sono da fare per avere un magazzino in ordine e gestito come si deve. La lista era pressapoco così:
- gestionale
- scaffali
- etichette
- persona che segue
- bancali
- cassone per ferro vecchio
Ora, per il gestionale cosa c’è da fare?
- contattare l’azienda del gestionale già presente in Officina per avere info sul pacchetto da aggiungere per gestire i ricambi
- decidere la data per l’installazione
- decidere chi imparerà a usarlo
- decidere su che pc dovrà essere installato
E per gli scaffali?
- fare una stima di quanti ne servono e con quali misure
- fare una lista di aziende che possono fornirceli
- farsi fare dei preventivi
- completare l’ordine
- organizzare lo spazio dove metterli
- decidere il giorno in cui devono arrivare
- decidere chi li monterà
- montare gli scaffali
Ecco insomma, una lista più o meno così, a cui ho fatto assegnare il nome di chi deve fare quelle cose.
A questo punto gli ho fatto mettere nella sua agenda un’ora alla mattina ed una al pomeriggio che lui deve impegnare per portare avanti questo progetto.
Il resto del tempo lo userà per tutte quelle attività quotidiane che devono essere gestite per fare andare avanti la sua Officina.
Un sistema di programmazione dei lavori è l’unico modo per fare le cose, farle entro un determinato tempo e farle bene.
Diversamente, si iniziano e poi ci si perde, accumulando decine di cose aperte che portano alla confusione più totale!
Io stesso nel corso degli anni ho lavorato per trovare questo sistema ed ora cerco di applicarlo il più possibile anche se a volte anche a me capita di non seguirlo e trovarmi nella confusione…poi però me ne ricordo e ritorno ad operare seguendo questo sistema.
Foglio, scrivere, dividere, assegnare alle persone e segnare in agenda il tempo che devo impiegare.
Posso dirti che all’inizio non è facile: si tende a dimenticarsi di usare questo sistema ma un po’ alla volta si impara ad usarlo sempre di più ed alla fine si capisce che senza è sempre un disastro.
Ora tocca a te: se sei incasinato fai la tua lista, suddividi in piccole parti, assegna i lavori e metti in agenda degli slot di tempo per quello che devi fare tu.
Nel mio libro “Il Meccanico Ricco” spiego come usare gli slot di tempo per organizzare al meglio la gestione del tempo, risorsa estremamente importante e necessaria per gestire al meglio la tua Officina e farla crescere.
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Non mi resta che augurarvi un Buon Lavoro, Meccanici!
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