Parlando in questi giorni con alcuni titolari di Autofficine vedo che il discorso fattura elettronica li sta preoccupando non poco.
Fattura elettronica in Officina
Non essendoci da parte della maggior parte dei Meccanici molta pratica con la Gestione dell’Officina dal punto di vista amministrativo, organizzativo e fiscale, l’inserimento obbligatorio di un adempimento fiscale che implica l’uso di un gestionale sta mettendo paura di sbagliare e di commettere errori. Di non sapere cosa fare, insomma.
Diciamo anche che molti pensavano che, come al solito in Italia, anche questo ennesimo emendamento burocratico venisse prorogato ma a oggi non sembra possa avvenire: la data fissata al 1^ Gennaio 2019 per la partenza della fatturazione elettronica sembra non dover subire spostamenti, rinvii o altro.
Così a pochi giorni dall’entrata in vigore dell’obbligo di emettere la fattura elettronica anche per le Officine, molti Meccanici stanno correndo ai ripari cercando di capire quale sia il miglior gestionale per la loro Officina, che permetta di fare la fattura elettronica e, naturalmente, che sia il meno caro e il più semplice possibile.
Ma quello che bisogna capire per prima cosa non è il funzionamento del gestionale ma come funziona la fattura elettronica, in modo tale da avere maggior informazioni per compiere l’acquisto del gestionale che più sia utile alle specifiche necessità. È sbagliato basare tutto solo sulla fattura elettronica: se il gestionale fa o non fa la fattura elettronica insomma, che di per sé è una cavolata.
In parole povere, la fattura elettronica altro non è che la stessa fattura che si emetteva fino a oggi, solo che dal 1° Gennaio 2019 la fattura non potrà più essere in forma cartacea ma dovrà per forza essere creata all’interno di un gestionale che poi per mezzo di un collegamento Internet la trasferirà all’Agenzia delle Entrate, la quale penserà a trasferirla a sua volta al cliente, sia che sia possessore di Partita IVA sia che sia un semplice privato.
Per i privati ci sono anche altri sistemi senza passare per la fattura elettronica ma poco cambia.
Di fondamentale importanza è avere tutti i dati corretti del cliente, la sua PEC e/o il suo codice SDI. Se privato, invece, basta il codice fiscale.
Altro punto che preoccupa i Meccanici con i quali ho parlato è l’eventuale errore nella fattura, al quale non si può rimediare perché una volta inviata la fattura elettronica non può più essere corretta.
Aldilà che si dovrà cercare di controllare bene la fattura prima del suo invio, è sempre possibile emettere una nota di accredito e rifare la fattura qualora dovesse essere necessario, proprio come si doveva fare fino a oggi con le fatture cartacee.
Il gestionale in Officina
Quello che però mi interessava sottolineare con questo post, oltre che la fattura elettronica non deve fare paura perché basta informarsi nel modo giusto per capire che non è nulla di che, è che questo obbligo di adottare un gestionale in Officina sta portando un grosso cambiamento nella Gestione dell’Officina stessa. È un aspetto molto importante che fino a oggi molti titolari di Officina hanno completamente ignorato.
Questa dovrebbe essere la volta buona in cui tutti si adeguano e adottano un sistema di gestione per l’Officina e spero tanto che l’uso del gestionale in Officina non sia solo per la fattura elettronica ma spinga anche a un uso pratico di uno strumento che in grado di migliorare il controllo dei numeri in Officina, soprattutto i numeri della manodopera.
Il mio augurio è che questo cambiamento necessario comporti un controllo sugli sprechi di tempo, pratica negativa abbondantemente presente nella maggior parte delle Officine proprio per la mancanza di un sistema di controllo come il marcatempo.
Posso in parte dare ragione ai Meccanici che dicono che i marcatempo presenti nei gestionali (dove sono presenti…) sono complicati all’uso: sembra che chi crea i gestionali si diverta a complicare le cose anziché semplificarle.
L’uso del marcatempo è già di per sé difficile da passare come pratica ai Meccanici dipendenti, un po’ perché si sentono controllati, un po’ perché è una pratica mai usata ed essendo una cosa nuova è difficile da introdurre. Se poi si aggiungono anche delle difficoltà nel compiere queste operazioni, l’ottenere la marcatura del tempo in Officina diviene una cosa quasi impossibile, portando come risultato l’assenza di controllo sulla manodopera, fonte di maggior guadagno per un’Officina: pratica che non può più essere tollerata nel 2018 in quanto crea problemi enormi nel flusso di denaro per qualsiasi Officina.
Va da sé che bisogna adottare uno strumento facile che non cambi di molto le abitudini dei Meccanici e permetta così di essere inserito nel modo di lavorare prima e di gestire poi.
Sto lavorando proprio su questo punto in questi giorni, cercando di fare uno strumento per marcare i tempi in Officina, in pratica un marcatempo molto semplice e condiviso tra tutti i pc presenti in Officina, tramite un foglio Excel di Google.
Se ci riesco sarà una semplice schermata con dei pulsanti “AVVIA”, “SOSPENDI” e “TERMINA” e basterà inserire il numero commessa e il nome operaio.
Un riepilogo giornaliero, settimanale e mensile darà come risultato il totale delle ore lavorate suddivise per tipologia di clienti.
Insomma una cosa semplice, facile da usare e che dia un controllo sulle ore di manodopera, il prodotto più importante e più deperibile che esista per un’Officina!
Se la cosa ti interessa e vuoi usufruire di questo strumento ti invito a iscriverti al gruppo Facebook Officina Efficiente, così da rimanere aggiornato sull’uscita di questo semplice marcatempo studiato e creato apposta per le Officine.
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Non perdere altro tempo, iscriviti al gruppo Officina Efficiente! Spero che ora tu abbia meno paura della fattura elettronica per la tua Officina, visto che non è nulla di che!
Ti aspetto nel Gruppo per vedere molte altre cose per la Gestione e il Marketing per la tua Officina.
Buon Lavoro, Meccanici!
Avete imparato ad utilizzare la fattura elettronica? Che gestionale avete scelto? Fatemelo sapere nei commenti!
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