Qualche settimana fa ho avuto una richiesta da parte di un amico titolare di un’Officina: passare qualche ora nella sua Azienda per vedere se riuscivo ad individuare problemi nella gestione.
Quali sono i punti che fanno la differenza?
La problematica principale è che negli ultimi anni si è abbassato di molto il suo utile e da solo non riesce a capire il motivo, ancor più dato che la sua organizzazione è rimasta pressoché invariata come anche il numero di persone che ci lavorano.
Ho passato da lui una mattinata e nei miei appunti all’ora di pranzo c’erano 20 note di cose da sistemare.
Di sicuro, tra queste 20 note ce ne saranno alcune che vedendole con lui si chiariranno e mi verrà spiegato il motivo per il quale si agisce così.
Ma due punti, fondamentali a mio avviso, non hanno giustificazioni e sono quelli che fanno perdere più soldi alla sua Azienda-Officina.
Ed è di questi due punti che voglio parlarti perché vedo che in tantissime Officine vengono quasi sempre ignorati, non capendo che così facendo si perde fatturato, si perde utile che alla fine sono i soldi che rimangono in tasca.
1. Il primo punto è quello del tempo lavorato rispetto al tempo fatturato.
In questa Officina, come nella maggior parte delle Officine, non c’è un marcatempo.
E cosa succede non essendoci il marcatempo?
Si va dal ragazzo e gli si chiede “Quanto tempo ci hai messo?”. E lui dice un tempo, di solito a suddivisione di 15 minuti.
E chi deve chiudere il conto mette il tempo; a volte arrotonda sapendo indicativamente che per fare quel lavoro ci vuole “X” tempo, per cui se ritiene troppo basso il tempo indicato dal collaboratore aggiusta per eccesso e chiude il conto così.
E molte volte per quel arrotondamento si sente anche in colpa!
Un sondaggio fatto pochi mesi fa all’interno del gruppo Officina Efficiente indica che il 99% delle Autofficine non ha il marcatempo!
In realtà il ragazzo non ci aveva impiegato un’ora e mezza come aveva detto (a volte lo scrivono loro nella scheda di lavoro a penna) ma calcolando come ho fatto io dal momento in cui ha preso in mano l’ordine di lavoro a quando ha finito la prova su strada dell’auto e consegnato la scheda in ufficio ce ne aveva impiegate 02:35 di ore per gestire il tutto.
Si capisce bene da questo che molte volte non si assegna tutto il tempo impiegato ai clienti, mangiando così parte dei profitti dell’Officina e per di più non ce se ne rende nemmeno conto.
E perché succede questo?
Perché lui calcolava solo il tempo che ha materialmente lavorato sull’auto, che comunque non era di un’ora e trenta come diceva ma di più, e non ha tenuto conto di tutto il resto del tempo utilizzato per la gestione di quell’auto: dal prenderla nel piazzale, al recuperare i ricambi, alla prova su strada, ecc.
La mancanza di uno strumento e la mancanza di istruzione del collaboratore oltre alla mancanza di organizzazione che indica da che momento calcolare quando aprire e quando chiudere la scheda porta ad avere un calcolo dei tempi lavorati (e di gestione di quella singola auto) approssimativi e che nel 99% dei casi si chiude per difetto.
L’esperienza poi di chi chiude il conto (di solito il titolare) fa in modo di recuperare questo tempo mancante ma ancora una volta non avendo un dato certo lo si va a fare in maniera empirica, cadendo di nuovo su un calcolo per difetto in moltissimi casi.
La non misurazione tramite uno strumento come il marcatempo comporta in questa Officina diverse perdite che, non essendo tracciabili e di piccola entità (si fa per dire), si fanno notare poco ma essendo costanti nel tempo portano a perdite molto consistenti a fine anno.
Per spiegarmi meglio, se in fattura non metti un ricambio te ne accorgi subito, mal che vada te ne accorgi quando il fornitore di ricambi te lo fattura e tu ti rendi conto che non l’hai messo nel conto del cliente, oppure se in una scheda di un tagliando non è stato messo l’olio te ne accorgi subito che manca. Ma per il tempo non è così.
Ed ancora, essendo il tempo una cosa immateriale e non visualizzabile, al contrario dei materiali, ricambi, consumabili il cui spreco è tangibile e visibile, passa ancora più inosservato, recando un danno incalcolabile e per di più non recuperabile.
Va da sè che se anche nella tua Officina non controlli il tempo per mezzo di uno strumento come il marcatempo ma tieni invece conto a voce dei tempi la situazione potrebbe essere molto simile a quella vista fino a qui, creandoti grosse perdite di denaro.
Cosa fare allora per cercare di porre rimedio?
Beh, di sicuro dotarsi per prima cosa di un marcatempo e successivamente imparare come gestire al meglio queste dinamiche di lavoro, come insegno con consigli pratici nel mio libro “Il meccanico ricco” che puoi acquistare dopo aver letto l’indice dei capitoli e cosa dicono decine di Meccanici che l’hanno già letto.
La gestione del tempo, sia quello dei collaboratori sia tuo, è la base da cui far partire la crescita della tua Officina.
Senza il suo controllo non puoi permetterti di fare nulla: non puoi permetterti di implementare i controlli che ti faranno eliminare gli sprechi, non puoi permetterti di fare Marketing per portare nella tua Officina nuovi clienti e non puoi sfruttare al massimo i clienti che hai già perché senza tempo non riesci a stargli dietro e vendergli più prodotti e più servizi, aumentando così fatturato e utili.
2. Vendere più servizi e più prodotti è il secondo punto più carente che ho osservato nella giornata trascorsa nell’Officina di questo mio amico e che, se sviluppato, può portare da subito e senza molte modifiche alla struttura ad introiti di grosso importo.
Di questo ne parlerò però in un’altro post che potrai leggere se ti iscrivi alla newsletter di questo blog cliccando qui, in modo da non perdertelo e rimanere aggiornato anche su altri argomenti di Gestione e Marketing specifico per l’Officina che scriverò in futuro.
Non aspettare oltre, mettiti in moto per registrare i tempi nella tua Officina ed iscriviti alla newsletter per rimanere aggiornato.
Buon Lavoro, Meccanici.
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