In questi giorni sto girando per le Officine per lavoro e vedo la maggior parte di queste congestionate per il cambio gomme.
La mancanza di tempo è un problema
Questo periodo può essere più o meno buono, dipende se riesci a gestirlo al meglio ma di questo ne ho già parlato in questo articolo qui.
Quello che mi interessa come argomento per questo articolo è analizzare il motivo per cui la maggior parte dei titolari di Officina che incontro è praticamente come se stessero sempre facendo il periodo del cambio gomme per quanto riguarda il loro tempo. Su 100 officine che ho visitato la metà mi ha risposto “Adesso non ho tempo”, sia nel periodo del cambio gomme sia in tutti gli altri periodi dell’anno. Ora, capisco che se io entro per una proposta commerciale tu per liquidarmi velocemente mi dici “Ora non ho tempo” ma, in molti casi, il titolare è veramente sopraffatto da mille cose da fare.
Se anche tu sei in questa situazione per cui non hai mai un minuto libero, ti consiglio di continuare a leggere questo articolo fino alla fine.
Nel titolo mettevo appunto che non hai mai tempo per pensare a come fare Marketing (o, se preferisci, chiamala Pubblicità) per la tua Officina ed in tutto questo se ci pensi bene c’è un bel paradosso. Sì, perché tu sei sempre e costantemente incasinato ma ci sono periodi dove ti manca il lavoro in Officina, escludendo da questo (non del tutto a dire il vero) chi è da solo. Capisco che il discorso sia un po’ ingarbugliato ma ora vedrò di spiegartelo meglio:
tu sei incasinato 12-14-16 ore al giorno, corri di qua, ascolta di là, rispondi a tizio, parla con Caio ed arriva sera che ti sembra di aver fatto la trottola tutto il giorno ed aver concluso poco o nulla.
È così anche per te sì o no? Per ricaricare la dose, ti arriva anche qualche collaboratore che ti viene a chiedere: “Che auto faccio adesso?”. Ed in quel momento ti accorgi che non hai un lavoro su un’auto da fargli fare ed allora pur di non vederlo fermo gli dici di fare altri lavori solo per tenerlo impegnato. Ti succede mai?
A questo punto vai in panico (o se vogliamo essere schietti, ti girano le balle, no?) e ti rendi conto che, nonostante tu non abbia neppure tempo per andare a pisciare, ci vorrebbe comunque più lavoro, ci vorrebbero più clienti, ci vorrebbero più auto in Officina! Tu però non hai tempo per metterti lì a pensare a qualche strategia per cercare nuovi clienti e manco che manco per mettere in pratica un’attività di pubblicità, non ne parliamo di controllare se ha funzionato o meno.
A questo punto spero ti sia un po’ più chiaro il discorso rispetto a come l’avevo spiegato all’inizio. 😉
Priorità
Sono anche sicuro che a questo punto ti starai chiedendo:
“Cosa posso fare per trovare il TEMPO di fare pubblicità, fare marketing ed avere più lavoro da dare ai ragazzi in Officina? Del tempo non solo per fare e gestire al meglio queste attività con l’obiettivo di trovare nuovi clienti ma anche per riuscire a gestire al meglio la mia Officina, i miei collaboratori ed i miei clienti.”
Devi sapere che esiste un semplice trucchetto che io stesso uso e l’ho fatto mettere in pratica anche a qualche tuo collega e ti posso garantire che da questo semplice ma efficace esercizio è venuto fuori qualcosa di interessante. Se continui a leggere ti spiegherò come con un semplice e banale foglio di carta puoi cominciare a gestire in maniera ottimale il tuo tempo che, ripeto per l’ennesima volta, è la cosa più importante che hai ed è il prodotto che fabbrichi e vendi nella tua Officina!
Voglio essere chiaro che comunque questo esercizio è solo un modo per analizzare e capire dove puoi andare a modificare l’uso che fai del tuo tempo, per poter così eliminare gli sprechi.
Non ho la pretesa che con un semplice foglio di carta ti cambio la vita e ti mando in ferie 6 mesi all’anno ma voglio farti ragionare su dove stai investendo il tuo tempo e come poter migliorare la gestione dello stesso. Sono cambiamenti che vanno fatti un passo alla volta. I miracoli in questo non esistono: bisogna cominciare e perseverare per ottenere risultati e chi ti dice qualcosa di diverso vuole solo fotterti, stai attento.
Ora, prendi un semplice foglio a righe, fai tre colonne e poi per ogni riga scrivi l’ora e l’attività che fai e riporta poi sotto l’ora in cui finisci l’attività. Nella terza colonna metterai, se lo vuoi, il tempo totale che ti ha impegnato quella specifica attività.
Parti dall’ora in cui ti alzi e per ogni riga scrivi l’ora in cui inizi l’attività e l’ora in cui la finisci. Vai avanti fino ad arrivare all’ora in cui di solito vai a letto.
Ti consiglio di farti una copia dei fogli vuoti così da fare questo esercizio per alcuni giorni. Il massimo sarebbe che tu riuscissi a farlo per una settimana ma so già che è difficile. Da domani scrivi per ogni attività che svolgi il tempo che ti ha richiesto. Segna tutto, dalla colazione a quando parli con un cliente, quando vai a provare un’auto, quando vai a prendere i ricambi e quando fai un preventivo. Tutto.
Fallo costantemente durante la giornata, segna subito quando fai un cambio di attività in modo tale da non dimenticarti nulla. Segna al meglio possibile tutte le attività che svolgi. Ti posso garantire che già al termine del primo giorno vedrai che fai una montagna e mezza di attività ma quello che più conta è che potrai capire quali sono le attività che ti rubano tempo, facendotelo sprecare.
Con questa lista in mano potrai anche vedere quali attività puoi raggruppare per limitare al massimo il tacca e stacca (dove possibile naturalmente) e perdere meno tempo prezioso possibile. Ti sembrerà strano ma questo semplice modo di controllare i tuoi tempi ti farà capire tantissime cose, utili a migliorare il tuo modo di lavorare ed investire il tuo prezioso tempo.
Se vuoi avere anche altre soluzioni, idee e consigli per gestire al meglio il tuo tempo e quello dei tuoi collaboratori ed in generale gestire in maniera Efficiente la tua Officina, ti consiglio di iscriverti al Gruppo Officina Efficiente cliccando qui. Nel Gruppo troverai molti materiali utili ed idee già belle e pronte e potrai confrontarti su tematiche che riguardano la gestione delle Officine con tanti tuoi colleghi titolari di Officina come te.
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Buon Lavoro, Meccanici.
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