Molti la considerano poco importate, un po’ per cultura e un po’ per mancanza di tempo: la comunicazione scritta in Italia è tendenzialmente trascurata.
Comunicare tramite E-mail
Invece la comunicazione scritta è importantissima, sia a livello istituzionale che a livello di Marketing.
Inoltre, il modo in cui scrivi può trasmettere molte cose su di te e anche sulla tua azienda se la comunicazione è fatta aziendalmente. In poche parole: il modo in cui scrivi e comunichi con i tuoi clienti e fornitori si riflette sul modo in cui ti vedono loro.
Per cui scrivere bene e comunicare bene è di vitale importanza, anche se hai un’Officina!
Sì, perché chi legge si fa un’impressione di te… e fare una brutta impressione non è utile per chi ha un’azienda.
Per lavoro ricevo tante e-mail da parte di Officine e Carrozzerie ma vedo che sono tutti carenti nella comunicazione.
Scrivere bene e rispondere a una e-mail in maniera corretta è di vitale importanza anche per un Meccanico: si deve quindi imparare a gestirla.
E credimi, non ci vuole uno scienziato o uno scrittore per rispondere bene e in maniera garbata. Non serve scrivere un poema ma ci sono alcune regole di base che vanno rispettate:
non puoi scrivere o rispondere “OK” a una domanda o a una richiesta, devi dare una struttura all’E-mail altrimenti diventa difficile per chi la legge interpretare quello che scrivi e che volevi dire e possono nascere molte incomprensioni che creano problemi!
Struttura dell’E-mail
Scrivere un’e-mail è semplice, basta seguire una semplice struttura:
- oggetto
- saluti
- virgola, a capo
- motivo dell’e-mail
- richiesta/risposta
- saluti
- firma
Esempio:
OGGETTO: qui si deve scrivere in poche parole cosa contiene l’e-mail, in modo chiaro. È quello che cattura l’attenzione di chi la riceve e fa aprire la tua e-mail.
SALUTI: in base a chi è l’interlocutore si può usare un “Ciao” o un “Salve” se il rapporto è con persone che si conoscono e si ha da un po’ a molta confidenza mentre è preferibile un “Buongiorno” se sono persone di un certo livello o con le quali non ci si conosce o anche se conosciute ma che dal vivo ci si da del “Lei”.
Dopo il saluto è sempre opportuno mettere una virgola e andare a capo, magari saltando una spazio in modo tale da far capire a chi legge che si comincia con la parte dopo il saluto.
In molti casi vedo e-mail scritte così:
“buongiorno è disponibile a568903”
Si potrebbe dire che si capisce cosa vuole uno che scrive così ma in realtà questo tipo di comunicazione lascia aperte troppe interpretazioni.
Il modo giusto per fare una richiesta del genere è:
“Buongiorno,
Sono a scrivere questa mail per richiedere la disponibilità ed il prezzo dell’articolo a568903, attrezzo per lo smontaggio del xxxxx.
Chiedo anche i tempi per l’evasione e se ci sono spese accessorie da sostenere da parte mia per il trasporto e imballaggio.
In attesa di una vostra sollecita risposta, porgo distinti saluti”
Mario Rossi
Pochi secondi in più ma con una sola e-mail posso avere tutti i dati e le informazioni che mi servono, oltre a dimostrare professionalità al mio interlocutore.
MOTIVO DELLA E-MAIL: subito dopo i saluti bisogna scrivere il motivo del perché si sta inviando l’e-mail. Se è per una richiesta si scrive “sono ad inviarti/inviarle questa mail per richiedere/richiederle…” mentre se è una risposta è opportuno scrivere “ti rispondo/le rispondo alla tua/sua mail/domanda/richiesta”.
RICHIESTA: se devi fare una richiesta inseriscila qui cercando di essere il più comprensibile possibile, mettendo più dettagli che puoi affinché sia tutto chiaro a chi legge. Questo evita rimbalzi perché non hai condiviso tutto il necessario per cui la persona che legge non è in grado di soddisfare la richiesta.
Sembrano cose da poco conto ma chi è dall’altra parte spesso non conosce la tua situazione, non comprende bene e via così. Insomma, più informazioni dai nella tua richiesta più sarà facile che venga esaudita.
Credimi, ricevo decine di e-mail al giorno di richieste da parte di meccanici e carrozzieri…e il più delle volte bisogna prendere in mano il telefono per capire cosa vogliono, con perdita di tempo da parte nostra ma anche da parte di chi ha fatto la richiesta che deve rispondere al telefono e rispiegare per bene cosa vuole, annullando di fatto l’uso dell’e-mail per non perdere tempo… paradossale, vero?
La risposta all’E-mail
RISPOSTA: anche qui scrivere molto dettagliatamente quello che vuoi dare come risposta è di vitale importanza per non perdere tempo. Cercare di rispondere anche a eventuali altre domande che potrebbero venire al tuo richiedente ti farà evitare rimbalzi, risparmiando tempo, e darà un’impressione di una persona attenta e professionale.
Ricorda sempre che una risposta ben composta potrebbe portare a una vendita!
Se riesci a sciogliere i dubbi del cliente in maniera professionale l’eventuale vendita sarà tutta in discesa e molte volte il prezzo diventa di seconda importanza.
SALUTI: qui ci vanno i saluti finali, dichiarando di essere sempre a disposizione per eventuali chiarimenti.
Se nella firma non ci sono tutti i vari riferimenti e contatti che magari preferisci dare solo a certe persone, inseriscili qui nei saluti finali.
FIRMA: anche questo punto è importante perché puoi mettere la tua foto in modo tale che il cliente o l’interlocutore abbia una rappresentazione figurativa di chi gli sta scrivendo/rispondendo.
Nella firma, oltre al tuo nome e il nome della tua Officina, ci vanno anche tutti i contatti della stessa, ideale anche mettere gli orari e i giorni di apertura.
Per realizzare la tua firma personalizzata puoi cercare qualche video tutorial su come impostarla nella tua posta o richiedere a chi ti segue la posta elettronica di farlo per te.
Un’e-mail con la firma diventa un biglietto da visita che ti rende professionale e permette a chi legge di contattarti velocemente…e magari comprare qualcosa da te!
ATTENZIONE!
L’uso dello stampatello va fatto solo per attirare l’attenzione su determinate parole e in certi punti dello scritto: mai e poi mai va scritto tutto in stampatello!
Come vedi non è impossibile organizzare una comunicazione valida con i clienti e i fornitori, l’uso della mail è diventato oggi una cosa consolidata e usarla bene può dare molti vantaggi.
E ti può anche far risparmiare tempo: come insegno nel Gruppo Facebook Officina Efficiente, se gestisci il tuo tempo a slot di tempo puoi usare le e-mail per rispondere ai clienti nel periodo che hai previsto di dedicare a questo tipo di attività, senza essere distratto quando sei concentrato nel lavoro in Officina, riuscendo così a ottimizzare i tuoi tempi.
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Ora tocca a te: prepara la tua firma per le e-mail e organizzati per rispondere alle prossime tenendo a mente le semplici regole viste fino a qui.
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Buon Lavoro, Meccanici.
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